Si shihet nga individët, puna e bërë nga audituesit? Në sa mënyra të ndryshme reagojnë individët brenda institucioneve të audituar, në të gjitha nivelet e tij? Aktiviteti i auditimit, zakonisht, karakterizohet nga tensioni, konflikti, konfrontimi për të dyja palët. Nga njëra anë, të audituarit i konsiderojnë audituesit si palë e jashtme, e cila monitoron aktivitetin e tyre për të gjetur gabime apo shkelje dhe i shohin audituesit si policë, por harrojnë se qëllimi parësor i audituesit është të identifikojë çështjet kyçe që mund të ndikojnë negativisht në funksionimin e organizatave publike dhe të propozojë zgjidhje të mundshme. Sot, më shumë se kurrë, ndihet një nevojë për të lehtësuar bashkëpunimin midis palëve. Për përgatitjen e këtij shkrimi i jam referuar punimeve të konferencës së II Young EUROSAI, me temë qendrore “SAI&Unë”, të zhvilluar në datat 9-12 tetor 2015 në Jeruzalem, Izrael. Kjo konferencë u organizua nga EUROSAI dhe SAI Izraelit (Kontrolli i Shtetit dhe Avokati i Popullit të Izraelit).
Roli i KLSH në procesin auditues
KLSH ka një rol të rëndësishëm në menaxhimin e asimetrisë së informacionit midis qytetarëve dhe njësive të sektorit publik të audituara. Stafi auditues profesionist, ekspozohet ndaj asimetrisë së informacionit nga dy bazat kryesore udhëheqëse të auditimit.
1) Pjesa e evidencës (për shembull stafi i audituar, i cili nuk i jep informacion stafit auditues).
2) Pjesa e kritereve (për shembull profesionistët e audituar dhe eksperienca në subjektet e audituara është më e lartë se njohuritë e audituesve). Një ndër objektivat e KLSH në bazë të ISSAI 12 është: “Të bëjë diferencën në jetën e qytetarëve, duke forcuar llogaridhënien, transparencën dhe integritetin e njësive të sektorit publik”. Kjo arrihet nëpërmjet bazave të manaxhimit të auditimit, të cilat janë pesë: evidenca, kriteret, gjetjet, konkluzionet, rekomandimet (ISSAI 400). Evidenca – Audituesit duhet të mbledhin evidenca të mjaftueshme dhe të përshtatshme për të justifikuar qëllimin e auditivit. Kriteret – Audituesit duhet të identifikojnë kriteret e përshtatshme për të mundësuar një bazë për vlerësimin e evidencës së auditimit dhe të zhvillojë gjetjet dhe konkluzionet e auditimit.Në momentin e parë të fillimit të auditimit kemi përherë një balancë në favor të atij që auditohet, kjo si rezultat i informacionit që ky i fundit zotëron, krahasuar me audituesin. Por, gjatë auditimit kjo asimetri ndryshon, duke identifikuar sfidat në asimetrinë e informacionit (evidenca dhe kriteret) dhe duke u marrë me sfidat e asimetrisë së informacionit (mjetet bazike dhe të avancuara). Audituesi duhet të mbledhë evidenca të auditimit të mjaftueshme dhe të përshtatshme dhe të identifikojë kriteret e duhura.
Por si mund të mbledhim evidenca auditimi të mjaftueshme dhe të përshtatshme në mënyrë që të përmbushim qëllimin e auditimit? Si mund të identifikojmë kriteret e duhura për të mundësuar një bazë për vlerësimin e evidencave të auditimit dhe për të hartuar gjetjet, konkluzionet dhe rekomandimet e auditimit? Ndër sfidat e mbledhjes së evidencave mund të përmendim pamundësinë e stafit të audituar për të dhënë informacion ndaj audituesve. Kjo si rezultat i mungesës së dokumentacionit në protokoll, aksesit të pjesshëm në sistemet e informacionit të të audituarit, si për shembull e drejta e ruajtjes së privatësisë për email-et e stafit të audituar, staf, i cili mund të ketë dalë në pension ose mund të jetë larguar nga puna.
Bashkëpunimi me zyrtarët e e audituar
Gjithashtu mund të përmendim edhe një sjellje strategjike të stafit të audituar, i cili nuk ka ose ka pjesërisht dëshirën për të bashkëpunuar. Kur kemi bashkëpunim të plotë zyrtarët e audituar, si shërbyes të publikut, ndjejnë një detyrim ndaj tij, kanë pritshmërinë që nuk do të kritikohen, por edhe aftësinë për të pranuar kritikat si dhe kanë një eksperiencë të mirë me auditimet e mëparshme. Në një bashkëpunim të pjesshëm përballemi me dëshirën për të dhënë informacion mbi subjekte të tjera të audituara dhe jo për vet subjektin, i cili auditohet, në këtë mënyrë mundohen të ndikojnë te audituesit dhe gjithashtu vërehet një vonesë ose dhënie pjesore e informacionit, e cila e bën të vështirë analizën dhe arritjen në konkluzione. Por mund të ndodhemi edhe përballë rastit të mungesës së bashkëpunimit, duke pasur si strategji krijimin e vështirësive ndaj audituesve, kjo si rrjedhojë e frikës që mund të kenë për përfundimet e auditimit, mungesës së eksperiencës me KLSH etj.Por si duhet të sillet një auditues për të përballuar sfidën e mbledhjes së evidencave? E para është krijimi i një marrëdhënie të mirë me stafin e audituar, duke bërë biseda të shkurtra, por jo duke e tepruar në mënyrë që të zbehet frika që mund të ketë stafi i audituar. Të jenë të durueshëm dhe të ndjeshëm ndaj vështirësive të stafit të audituar. Të jenë të vendosur dhe këmbëngulës në kërkimin e informacionit, duke u përgatitur mirë për takimet dhe kërkesat e informacionit. Të marrin informacion për stafin e audituar dhe të mundohen të kenë kontakte me stafin që ka dalë në pension dhe gjithashtu të flasin me stafin, i cili ka eksperiencë në punë dhe nuk është pjesë e auditimit apo me stafin nga subjekte të jashtme, të cilat mund të kenë konflikt me palën që auditohet. Duhet të kihet kujdes me konfliktin e interesit dhe nëse ka, të lexohen ankesat e qytetarëve për institucionin që auditohet. Në të gjitha rastet një auditues duhet të përdori instrumente të avancuara për t’u përballur me sfidat e evidencave, ndër të cilat mund të jenë, kryqëzimi i informacionit, duke kërkuar të njëjtin informacion dhe duke bërë të njëjtën pyetje ndaj disa personave të audituar apo duke marrë dhe krahasuar të dhënat nga disa burime. Të vlerësoj informacionet e paraqitura, duke dëgjuar me vëmendje përgjigjet e palës së audituar, të cilët mund të kenë nënvlerësuar direktivat e drejtimit të subjektit apo mund të përballemi me një staf të përgjegjshëm, i cili mund të drejtojë audituesit drejt disa çështjeve, të cilat nuk ishin vlerësuar si duhet nga ta. Sfida e kritereve, e cila lidhet me faktin se njohuritë dhe eksperienca e stafit të audituar është më e madhe, sesa ajo e audituesve, kjo për shkak se stafi i audituar zotëron eksperiencën, shkollimin profesional nëpërmjet trajnimeve, konferencave etj. shkëmbimit të informacionit midis kolegëve, baza e brendshme e të dhënave, njohje më e mirë e informacioneve publike të vlefshme etj.
Përballja me sfidën e standardeve
Disa nga mjetet bazë për t’u përballur me sfidën e kritereve janë: Kriteri ligjor, i cili përfshin: legjislacionin, Vendimet Gjyqësore, Udhëzues Ligjore, Protokollet e mbledhjeve të Parlamentit apo komisioneve parlamentare etj. Kriteret e subjekteve të audituara ku përfshihen: Dokumente të publikuara (rregullore, procedura, plane pune, raportime, memo etj.) dhe dokumente të papublikuara (përmbledhje diskutimesh, protokolle, raporte të auditimit të brendshëm, prezantime etj). Raportet e auditimit të KLSH (Gjetje të mëparshme të KLSH, konkluzione dhe rekomandime) Observacione të palës së audituar nga raporte të mëparshme. Kriteri ndërkombëtar ku përfshihen: Organizatat ndërkombëtare ekonomike si OECD, FMN, Banka Botërore (Krahasimi i të dhënave ekonomike ndërkombëtare, udhërrëfyes ndërkombëtar, raportimet e ndryshme ndërkombëtare mbi vendin) Rregulloret Bankare Ndërkombëtare (BIS- Marrëveshjet Ndërkombëtare Bankare) Standardet mjedisore ndërkombëtare, si dhe rregullore të entiteteve të tjera.
Përveç këtyre mjeteve bazë, sikundër te evidencat edhe për sfidën e kritereve ekzistojnë mjete të avancuara, ku mund të përmendim: Literaturat profesionale kërkimore, kriteret e sektorit privat, të qenit krijues në kuptimin e kërkimit të informacionit në ato vende, të cilat i audituari nuk akseson shpesh, analizat dhe llogaritjet individuale të cilat mund të përfshijnë analiza statistikore, ekonomike etj. Të gjithë këto mjete kombinohen nga audituesi, në mënyrën më të mirë të mundshme për të përforcuar sa më shumë gjetjet e tyre në subjekt. Kjo është një detyrë thelbësore për punën e audituesit, në mënyrë që të arrihen standardet më të larta në vendimmarrje duke vlerësuar përherë aftësitë, si ato kërkimore, analitike, kreative etj, si dhe një kujdes i veçantë i dedikohet risqeve të auditimit. Puna e audituesit duhet të udhëhiqet nga standarde të larta në përzgjedhjen e kritereve dhe evidencave të mjaftueshme, kjo si për gjetjet sensitive dhe të rëndësishme, por edhe për ato individuale.
